A aplicabilidade do Business intelligence no Project Management Office – Parte 2

Por Marcelo Guimarães

Dando sequência à primeira publicação referente à aplicabilidade do Business Intelligence no escritório de projetos, serão abordados tópicos separados levando em conta as áreas de conhecimento preconizadas pelo PMBOK, onde sugere a criação de indicadores para cada área, dando uma visão detalhada ao escritório de projetos.

CUSTOS

A área de conhecimento de custos é um ponto bastante interessante no que refere-se à possibilidade de extração de indicadores para controle e monitoramento. São indicadores que, se utilizados corretamente, podem prever o não cumprimento do orçamento do projeto. Nos tópicos abaixo, sugestão de indicadores que poderão compor a análise voltada à área de conhecimento de custos.

Análise de Custos por Projeto – Permite a análise de custo por projeto, para comparação entre projetos e avaliação das tendências e comprometimento orçamentário. É possível utilizar tanto nos projetos em execução quanto na comparação dos projetos finalizados para lições aprendidas e melhorar nos projetos futuros.

Análise de Custos por Tarefa – Com essa análise, torna-se possível avaliar o custo de cada tarefa utilizando base histórica dos projetos já executados, acarretando assim na melhora da definição do orçamento dos projetos futuros, ou ainda no acompanhamento das tarefas dos projetos que estão em execução e estão fugindo da médica.

Análise de Custos por Recurso e Tarefa – Permite a análise levando em conta o custo da tarefa e o recurso que a executou, permitindo a comparação entre a execução da mesma tarefa por diferentes recursos.

Análise de Custos por Recurso e Região – Admite a análise levando em conta o custo do recurso por região, permitindo a comparação entre o custo do mesmo recurso em diferentes regiões, o que possibilita a melhora no planejamento orçamentário dos futuros projetos do escritório de projetos.

Análise de Custos por Tarefa e Região – Com essa análise, torna-se possível a comparação entre o custo da tarefa de acordo coma região, acarretando na melhora do planejamento orçamentário dos futuros projetos do escritório de projetos.

Análise de Custos por Risco – Torna-se possível a análise do custo de acordo com o risco empregado no projeto, tornando possível o controle do orçamento com base no risco existente naquele projeto específico. A análise levará em conta o histórico dos projetos, visando melhorar o planejamento dos projetos futuros.

Análise de Custos por Aquisições – Possibilita a análise do custo de acordo com a aquisição dos projetos, tornando possível a análise e comparação das aquisições históricas com as aquisições futuras, permitindo mais precisão no planejamento do orçamento do projeto.

Porcentagem dos projetos dentro e fora do orçamento – Essa análise permite uma visão macro de todos os projetos que estão dentro e fora do orçamento, permitindo a tomada de decisão de forma rápida e precisa, caso seja necessário. É possível ainda fazer comparações temporárias, utilizando a base histórica dos projetos executados.

Porcentagem de projetos com desvios significativos de custos – Através dessa análise, torna-se possível a visualização rápida e clara dos projetos que estão com desvio significativo de custos. Projetos estes que merecerão maior atenção do PMO para tomada de decisão e evitar a criticidade no cenário.

Porcentagem de projetos com TIR e VPL favoráveis – A análise consente a visualização dos projetos com TIR (Taxa Interna de Retorno) e VPL (Valor Presente Líquido) favoráveis, tornando a visualização de maneira simples e objetiva ao PMO do escritório de projetos. As fórmulas poderão ser imputadas na solução de Business Inteligence, tornando muito mais fácil a extração das informações. É possível ainda, mediante subscrição da análise, receber via e-mail ou via dispositivo móvel um alerta sempre que houver queda nos valores apresentados.

QUALIDADE

As análises da área de qualidade são importantes para avaliação da satisfação dos envolvidos nos projetos, tanto os internos quanto os externos. Abaixo a sugestão das análises na área de qualidade.

Índice de satisfação de clientes internos e externos – A análise permite o monitoramento e controle da satisfação dos clientes envolvidos no projeto, tanto clientes externos quanto os clientes internos. É possível avaliar através de linha temporal histórica, com os últimos projetos executados, bem como comparar se a média da satisfação dos projetos daquela mesma característica é compatível com o índice de satisfação dos projetos atuais. Desta forma, tem-se a possibilidade da tomada de decisão de acordo com os valores apresentados nesta análise.

Índice de relacionamento com fornecedores – Permite avaliar a satisfação dos fornecedores, tornando possível a tomada de decisão em relação aos contratos necessários durante a execução do projeto.

Índice de satisfação dos gerentes e membros de equipes de projetos – É uma análise extremamente útil para avaliar a satisfação dos gerentes e membros de equipes dos projetos que estão em execução o que já foram executados. O objetivo do índice é garantir um nível aceitável do índice de tal forma que o PMO possa intervir sempre que o índice estiver fora da meta estipulada.

Porcentagem de contratos executados sem desvios significativos – A análise possibilita a avaliação da porcentagem de contratos executados sem desvios significativos em diversas perspectivas, como referente ao prazo e orçamento.

Índice de Satisfação por projeto – A análise permite a visualização do índice de satisfação por projeto, levando em conta o histórico de todos os projetos executados para análise. Desta forma, torna-se ainda possível a comparação entre o histórico dos projetos com os projetos que estão em execução.

TEMPO

As análises referentes à área de conhecimento de tempo são de extrema importância para o escritório de projetos. Viabiliza o monitoramento e controle de todos os projetos em execução, bem como a possibilidade de avaliar os projetos executados como forma de lições aprendidas para melhora no que tange ao cronograma dos projetos, podendo melhorar na execução dos futuros projetos.

Análise de Tempo por Projeto – A análise permite a avaliação do tempo por projeto, podendo levar em conta a média dos projetos executados para comparação com os projetos em execução.

Análise de Tempo por Tarefa – A análise permite a avaliação do tempo de execução de cada tarefa, levando em conta o histórico dos projetos já executados. Com isso, torna-se possível um planejamento mais refinado, levando em conta informações reais e não suposições.

Análise de Tempo por Tarefa por Recurso – O intuito da análise e avaliar o tempo de execução das tarefas de acordo com o recurso. Desta forma, é possível avaliar a diferença de desempenho entre os recursos e a necessidade de capacitação daqueles que estão fora dos valores aceitáveis do escritório de projetos.

Porcentagem dos Projetos fora do cronograma – A análise permite a visualização, de forma rápida e precisa da porcentagem dos projetos que estão fora do cronograma. É possível avaliar e tomar decisões com base nessa indicador, principalmente, utilizando-se ferramenta de drill-down, chegar no projeto que está fora do cronograma para que o escritório de projetos tome a decisão para reversão do cenário.

RECURSOS HUMANOS

A gestão do escritório de projetos na área de recursos humanos é imprescindível para o sucesso na execução dos projetos, pois, gerentes e demais recursos da equipe são relevantes para tal execução. Abaixo, a sugestão de análises e indicadores na área de recursos humanos.

Índice de padronização da metodologia de Gerenciamento de Projetos – Permite a avaliação do índice de padronização da metodologia de Gerenciamento de Projetos em todos os projetos já executados e os que estão em execução, onde o PMO poderá tomar a decisão com ações corretivas e corporativas para melhora do índice de uma maneira benéfica para a instituição.

Porcentagem de processos internos definidos do PMO – A análise expressa a porcentagem dos processos internados padronizados pelo PMO, é um indicador que quanto mais melhor, tendo em vista a necessidade da padronização de todos os processos internos pelo escritório de projetos. A não padronização dos processos acarreta na deficiência da execução dos processos.

Taxa de colaboradores treinados – O indicador permite a extração de informações referentes às pessoas treinadas dentro do escritório de projetos ao longo do tempo, onde o PMO poderá avaliar a necessidade da capacitação para atingir os objetivos institucionais.

Taxa de treinamentos ofertados/realizados – A análise possibilita a visualização instantânea da quantidade de treinamentos realizados e ofertados pelo escritório de projetos.

Índice de capacidade e eficiência na execução do projeto – O índice representa a capacidade e eficiência na execução do projeto, podendo levar em conta os projetos já executados bem como comparação com os projetos que estão em execução través de recursos

Desenvolvido por Marcelo Guimarães – CIO da Kentech

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A aplicabilidade do Business intelligence no Project Management Office – Parte 1

Por Marcelo Guimarães

Com a revolução tecnológica dos últimos tempos, a informação tornou-se bem precioso às empresas, de tal forma que se utilizada da maneira adequada, torna-se diferencial para o sucesso no mercado cada vez mais competitivo. Desta forma, é preciso utilizar tecnologias modernas para o armazenamento correto da informação, bem como para sua respectiva utilização. Em um escritório de projetos não é diferente, a necessidade de gestão e unificação das informações através de uma solução de Business Inteligence tornou-se imprescindível para melhora na velocidade do acesso às informações e consequentemente na tomada de decisão. A possibilidade de unificar os dados de fontes distintas, separadas em diferentes localidades, em um único banco de dados denominado Data Warehouse, bem como a utilização de uma ferramenta de Business Inteligence para compor a solução, permite a criação de diversas análises ao escritório de projetos, de tal maneira que o PMO possa consultar as informações atualizadas de qualquer lugar do mundo, seja através de consultas em navegadores de internet, via e-mail através de subscrições, ou até mesmo utilizando um smartphone ou tablet. São várias as possibilidades com apenas um objetivo: permitir o acesso rápido e fácil às informações estratégicas atualizadas dos projetos vinculados ao escritório de projetos, onde qualquer anomalia possa ser tratada de forma imediata, minimizando os possíveis impactos. Conclui-se o beneficio real na utilização do Business Inteligence em um escritório de projetos, onde a informação leva à facilidade no acompanhamento do gerenciamento dos projetos em execução, bem como a análise histórica e temporal dos projetos já executados como forma de lições aprendidas e ainda a avaliação de informações históricas para melhorar o planejamento do cronograma, orçamento e riscos dos projetos futuros, diminuindo suposições e aumentando o sucesso na execução dos mesmos.

O Business Intelligence vem se tornado há anos imperativo por boa parte dos gestores, e esse interesse se deve em razão de sua proposta em ser uma ferramenta que auxilia otimizando o processo de tomada de decisão e fornecendo informações que, além de agilizar o processo, possibilitarão que as mesmas sejam feitas mais acertadamente, minimizando, assim, decisões equivocadas.

O principal motivo desse mercado se deve, primeiramente, à globalização, que exige que as empresas sejam competitivas, uma vez que atualmente existe uma vasta competividade de oportunidades entre elas, permitindo que comprem insumos e vendam seus produtos e/ou serviços em qualquer lugar do planeta. Isso faz com que cada detalhe de informação seja atentamente observado, já que permitirá às organizações oferecerem produtos e serviços de qualidade com preços menores, medida que se torna vital para a sua sobrevivência.

Desde os primórdios, em diversos cenários, ter mais conhecimento sempre foi um diferencial. Essa realidade existe no escritório de projetos, onde análises referentes aos projetos que estão em execução, bem como o histórico dos projetos já executadas, é de extrema importância para o sucesso da organização.

E, nesse contexto tecnológico, levando para o escopo do gerenciamento de projetos, é de extrema relevância a utilização desta ferramenta na composição do escritório de projetos – PMO, onde a informação é cada vez mais importante e valiosa na colaboração do sucesso na execução dos projetos. A utilização de indicadores, bem como a comparação entre projetos semelhantes, torna mais factível o planejamento de novos projetos, bem como na tomada de decisão nos projetos em andamento.

Tendo em vista sua característica de conjunto de ferramentas de auxílio à tomada de decisão e, destarte, findando o apoio estratégico ao escritório de projetos, para a obtenção do sucesso na implantação e posteriormente na utilização do Business Intelligence, é preciso que o desenvolvimento dos cubos e relatórios na solução seja devidamente alinhado com a expectativa dos gestores e diretores do escritório, só assim será possível garantir benefícios corporativos com a utilização da solução de Business Inteligence.

Embora haja padronização de processos e métodos em um escritório de projetos, é previsível que as análises e cubos necessários sejam diferentes entre os escritórios de projetos, já que depende diretamente das necessidades pertinentes a cada instituição.

Na próxima publicação, serão abordadas as áreas de conhecimento preconizadas pelo PMBOK, com sugestão de indicadores para cada área, oferecendo uma visão detalhada ao escritório de projetos e consequentemente garantindo a tomada de decisão de forma ágil e assertiva.

Desenvolvido por Marcelo Guimarães – CIO da Kentech