Kentech firma parceria com a Associação Congregação de Santa Catarina (ACSC), uma rede social a serviço da vida, composta por 26 Casas nas áreas da Saúde, Educação e Assistência Social, formando uma Obra Social de atuação na Assistência Social no mais amplo sentido, não apenas para atender as obrigações legais, mas principalmente para o acolhimento de seus estudantes e dos usuários que utilizam os serviços de saúde ou dos serviços e projetos voltados às pessoas em vulnerabilidade e risco social.
A instituição atua no programa de Saúde da Família, Unidade Básica de Saúde (UBS), Ambulatório Médico de Especialidades (AME), Pronto Socorro, Pronto Atendimento e Hospitais de Média e Alta Complexidades. Com todos estes serviços a ACSC compõe as diversas redes prioritárias de atenção à Saúde e oferece mais de 2.100 leitos em todos os hospitais que administra, entre os próprios e as Organizações Sociais de Saúde (OSS).
Com foco em transformação digital, a ACSC selecionou a Kentech como fornecedora estratégica de soluções para apoio na gestão corporativa. Em 2016, iniciou-se o projeto de implantação das soluções Kentech HealthCare, onde o principal objetivo era tornar digital os processos mais críticos das instituições, melhorar a gestão dos indicadores e otimizar a comunicação.
De acordo com Thiago Costa, Gerente de Projetos da Kentech, o maior desafio foi a unificação de dados de localidades e ERPs distintos. A partir daí, foi possível estabelecer a padronização, gestão e adequação dos processos e indicadores de todas as unidades. Durante o projeto, foram identificados os valores da ACSC, propondo evitar ao máximo o desperdício na produção por meio do mapeamento do fluxo de valor, facilitando assim a tomada de decisão pela alta gestão e agilizando os processos internos.
Quando sentimos a necessidade de adotar um problema, seja o ar-condicionado da recepção ou decidir como entrar no mercado chinês, o caminho para a solução é o mesmo: analisar o contexto, descobrir pontos fracos e fortes e fazer o diagnóstico. Tendo essa clareza, o passo seguinte é geralmente o mais simples: definir a melhor forma de agir. Um dos efeitos imediatos dessa forma de estruturar o pensamento nos times é a velocidade para chegar aos resultados desejados.
Soluções Utilizadas
Uma das soluções implantadas foi o KFlow, apoiando assim a revolução digital para gestão dos processos mais críticos das instituições: Faturamento, Financeiro e Agendamento Cirúrgico. Com foco em métodos ágeis e transparência na comunicação, o KFlow é a ferramenta indispensável que apoia o gestor a manter o fluxo de trabalho em harmonia e sincronização em todos os setores. De forma bastante dinâmica, a solução permite o cadastro e manutenção de workflows e etapas.
No faturamento, a solução permitiu o controle e rastreabilidade das contas da sua criação nas unidades até o término do processo de faturamento. No financeiro, tornou-se possível controlar o recebimento das remessas enviadas aos convênios, bem como as contas particulares, tendo um controle exato do que foi glosado, recursado e recebido. E por último, no fluxo de agendamento cirúrgico, o KFlow tornou-se indispensável para todo o fluxo operacional: desde a solicitação do médico, passando pela cotação, autorização do procedimento junto com convênio e comunicação com paciente e prestador, tornando o processo transparente entre as partes envolvidas e gerenciável pelas equipes.
Outra solução implantada foi o K|Dashboard, tornando possível consultar resultados através de painéis de bordo e painéis de gestão à vista, disponibilizados em cada setor. As informações são atualizadas automaticamente, trazendo um monitoramento em tempo real, exibindo informações das pendências para os colaboradores de cada processo.
Também parte das soluções Kentech HealthCare, a ACSC adotou o K|Notify como solução oficial de mensageria para todos os hospitais da rede, com objetivo de tornar a comunicação rápida, simples e direta, como por exemplo envio de notificação aos colaboradores, médicos e pacientes. Todos os gestores e diretores recebem indicadores ao longo do dia, sinalizando a situação dos processos mais críticos. Outro exemplo interessante é na área assistencial, onde sinaliza às equipes assistenciais e da qualidade situações importantes, como por exemplo a passagem de PICC ou prescrição de antibiótico, melhorando a comunicação da equipe e dando maior agilidade aos processos.
Resultados do Projeto Transformação
*Extraído das mídias sociais do cliente
Transparência e monitoramento de valores – Hoje, por exemplo, enquanto um paciente permanece internado em uma das unidades, é possível saber exatamente o valor que a ACSC, produziu naquele mês, assim como o percentual a faturar. A mesma transparência das informações acontece com o faturamento das operações via SUS. Os gestores têm hoje acesso ao plano operativo das Casas, o que permite acompanhar as metas de produção pactuadas com governos e municípios. “Por meio da plataforma Kentech, nossos gestores têm acesso, pelo celular, aos relatórios e indicadores de faturamento todos os dias. Além disso, adotamos a gestão à vista, com a instalação de monitores de TV no hospital, que nos permitem acompanhar o volume de contas que está sendo faturada em tempo real. Isso possibilita a intervenção imediata em casos que se façam necessários, além de segurança e melhor controle sobre os valores que estão sendo faturados e que temos a receber”, explica a gerente corporativo de Faturamento, Selma Santos.
Identificação dos créditos em menos de 48 horas – Em razão do imenso volume de procedimentos e itens faturados nas contas hospitalares diariamente, um desafio com o qual todo hospital se depara, na área financeira, diz respeito à identificação correta dos créditos (depósitos) efetuados na conta da Instituição. Com base no valor lançado na conta, a equipe precisa identificar a operadora responsável pelo depósito, o procedimento efetuado/paciente e dar baixa em todos os itens utilizados no serviço prestado.
Por ser muito detalhado, o processo é trabalhoso e costuma levar dias. Somente após a realização da baixa detalhada da conta e da conciliação é que o hospital consegue saber, com exatidão, se o valor creditado está correto ou se houve alguma glosa (não pagamento da operadora devido a alguma discordância). A frente de trabalho Financeira do Projeto Transformação realizou uma série de melhorias no processo de recebimento e deu início à centralização do Contas a Receber. Como resultado, a equipe consegue hoje dar baixa e identificar todos os créditos efetuados na conta da ACSC em um prazo inferior a 48 horas. “Essa é a nossa meta diária de trabalho. Com isso, conseguimos ter informações mais fidedignas sobre inadimplência, valores a receber, glosados e recebidos. Essas informações são disponibilizadas em tempo real, por meio da plataforma Kentech, na tela do smartphone, para os gestores e nossas áreas clientes, como Comercial e Faturamento, permitindo assim que eles utilizem essas informações em negociações de contratos, cobranças, entre outras importantes tomadas de decisões”, explica a gerente corporativa Financeira, Leila Rega.
A Kentech HealthCare é uma solução composta por uma gama de produtos Kentech conheça mais das soluções que podem ser utilizadas nas mais variadas áreas em www.kentech.com.br e faça como o grupo ACSC informatize todos os indicadores e seus dados.
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